Tồn kho bao nhiêu là đủ?

Trữ hàng thế nào để vừa giảm được chi phí, vừa đảm bả0 khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng?
Tồn kho được xem là tài sản lưu động quan trọng của doanh nghiệp, vì đó là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, con số tồn kho cũng cho thấy nhiều vấn đề.

Hai mặt của tồn kho

Cuối năm 2008 và đầu năm 2009, khi doanh nghiệp ngành đường tồn kho gần 100.000 tấn, ngành than khoảng 4,2 triệu tấn, giấy 15.000 tấn, tồn kho phôi thép và thép thành phẩm trên 400.000 tấn… cũng là lúc hàng loạt nhà máy của các doanh nghiệp như Thép Vạn Lợi, Giấy Bãi Bằng, nhà máy supe-photphat Lâm Thao phải tạm ngưng hoạt động hoặc giảm quy mô sản xuất. Không ít doanh nghiệp lao đao do không bán được hàng, thiếu tiền thanh toán nợ.

Không chỉ thế, tồn kho lớn đã kéo theo những ảnh hưởng về giá. Sau một thời gian tăng giá mạnh, từ giữa tháng 12.2009, giá đường đã bắt đầu giảm. Hiện giá đường trắng loại I tại kho chỉ còn 14.300-15.100 đồng/kg so với mức 18.000-19.000 đồng/kg trước đó. Tình trạng hàng tồn kho quá lâu cũng làm gia tăng chi phí của doanh nghiệp như chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hàng tồn kho hay chi phí hao hụt, cải tiến sản phẩm lỗi thời…

Tồn kho lớn cũng khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian mới xử lý hết hàng tồn. Các doanh nghiệp thủy sản gần như đã dành trọn năm 2009 để xử lý hàng tồn kho ứ đọng của năm trước. Vì thế, nhiều doanh nghiệp đã lơ là việc đầu tư phát triển nguồn nguyên liệu hay sản xuất thành phẩm. Kết quả là khi các đơn hàng xuất khẩu thủy sản tăng trở lại, Công ty Chế biến Xuất khẩu Cái Đôi Vàm (Cadovimex - Cà Mau), Công ty Chế biến Xuất khẩu Thủy sản Giá Rai (Bạc Liêu) đã chật vật tìm kiếm nguồn cung ứng. Họ sẵn sàng trả giá cao nhưng vẫn không tìm đủ nguồn hàng. Hiện các cơ sở đành chấp nhận sản xuất ở mức 40-60% công suất và tiếc rẻ nhìn cơ hội đi qua.

Trong khi đó, nhờ lượng tồn kho giá rẻ và nắm bắt xu thế thị trường mà Thép Việt Ý, Tập đoàn Hoa sen, Hữu Liên Á Châu… đã đạt tốc độ tăng trưởng lợi nhuận quý III/2009 đột biến, tăng 100-200% so với cùng kỳ năm ngoái.

Rõ ràng, hàng tồn kho mang đậm tính chất ngành nghề và không phải tồn kho thấp là tốt hay tồn kho cao là xấu. Vấn đề ở chỗ mức tồn kho như thế nào là hợp lý?

Như thế nào là hợp lý?

Ông Nguyễn Phan Xuân Thủy, Giám đốc Công ty Tư vấn và Kiểm toán Gia Cát, nhận xét: “Thật khó để nói tồn kho bao nhiêu là vừa vì tùy đặc điểm ngành nghề, tùy chiến lược kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những mức tồn kho riêng”.

Về nguyên tắc, tồn kho càng ít càng tốt, như phương châm của hệ thống quản lý hàng tồn kho Just In Time (JIT) là “chỉ sản xuất đúng sản phẩm, với đúng số lượng, tại đúng nơi, vào đúng thời điểm”. Tuy nhiên, mô hình JIT chỉ hiệu quả đối với những doanh nghiệp có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại, có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp. Còn đối với những doanh nghiệp dựa vào mùa vụ, cần đầu vào ổn định, muốn tranh thủ cơ hội từ khan hiếm hàng hóa thì việc dự trữ tồn kho lại rất cần thiết. Để biết mức tồn kho thế nào là hợp lý, các doanh nghiệp cần:

1. Nắm bắt nhu cầu

Đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết… Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, thông tin phản hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.
Trong đó, tính toán tồn kho thực tế đòi hỏi nhiều công sức nhất. Chẳng hạn, muốn kiểm kê nhanh số lượng tồn kho, doanh nghiệp cần phân loại mặt hàng, đánh dấu ký tự, xem xét phiếu nhập kho cũng như tiến hành kiểm tra xem hàng nào còn tốt, hàng nào đã hao mòn hay hư hỏng.

Ngoài ra, việc xác định giá trị hàng tồn kho cũng không đơn giản. Vì ngoài việc xác định giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, doanh nghiệp phải tính cả chi phí tồn kho.

Giá tồn kho nguyên vật liệu (hàng phải mua) = giá mua trên hóa đơn + chi phí mua hàng (chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, hao hụt, công tác phí, dịch vụ phí…) + thuế - chiết khấu thương mại, giảm giá.

Giá tồn kho thành phẩm (hàng sản xuất) = giá nguyên vật liệu + chi phí lao động + chi phí sản xuất.

Chi phí tồn kho = chi phí tồn trữ (chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí khấu hao…) + chi phí đặt hàng.

Trong đó, chi phí tồn trữ = lượng dự trữ bình quân x chi phí dự trữ bình quân; chi phí đặt hàng = số lần đặt hàng trong năm x chi phí mỗi lần đặt hàng.

2. Hoạch định cung ứng

Ngoài việc phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu thụ, doanh nghiệp cần đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường không nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi (Hiệp hội Cao su Thái Lan dự báo, giá cao su tự nhiên sẽ tăng thêm 30% trong năm 2010 do nhu cầu hồi phục kinh tế toàn cầu) hay cục diện cung cầu biến chuyển (theo Hiệp hội Thép Việt Nam, năm 2010, cung thép Việt Nam sẽ tăng gấp 3 lần sức cầu) thì việc tồn kho phải được tính toán kỹ.

3. Tính toán lượng đặt hàng

Trên cơ sở nắm bắt và dự đoán cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể tính toán lượng tồn kho cần thiết. Hiện có hai mô hình để doanh nghiệp tính toán dự trữ hàng tồn kho:

Mô hình EOQ: Doanh nghiệp sẽ tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó. missing image file

Trong đó, Q là lượng hàng cần đặt, D là nhu cầu hằng năm, S là chi phí mỗi lần đặt hàng, H là chi phí tồn trữ.

Mô hình POQ: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng. Khi đó, công thức tính lượng hàng cần đặt là:

Q = [2DSp] / [(p-d)H]

Trong đó, D là nhu cầu hằng năm, S là chi phí mỗi lần đặt hàng, H là chi phí tồn trữ, p là lượng hàng mỗi lần nhận, d là lượng hàng cần sử dụng.

4. Xác định thời điểm đặt hàng

Về lý thuyết, tính toán thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như:

Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng: Nếu thời gian này kéo dài (do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ), doanh nghiệp phải tính trước để không bị động. Nghĩa là doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng sẽ bán được trong thời gian chờ đợi và cả hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro (mức tồn kho tối thiểu).

Nhu cầu nguyên vật liệu: Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng luôn thay đổi từng ngày. Và nhu cầu của các bộ phận sản xuất cũng thay đổi theo lịch trình sản xuất. Do đó, nếu đặt hàng không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu.

Tóm lại, để chủ động nguồn hàng nhưng vẫn không bị thua lỗ từ tồn kho lớn, các doanh nghiệp cần duy trì mức dự trữ vừa phải, biết xác định thời điểm đặt hàng, ưu tiên dự trữ những mặt hàng bán chạy. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nhờ phần mềm kế toán hàng tồn kho hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có thông tin chuẩn xác hơn cho công tác dự báo.